Interimsmanagement – ein gemeinnütziger Hotel- und Seminarbetrieb wird neu organisiert

Die Herausforderung

SpeiseraumWir alle möchten uns wohlfühlen und gut umsorgt werden, wenn wir uns in einem Hotel aufhalten. Dabei ist es egal, ob es sich um ein gewinnorientiert arbeitendes Hotel oder um einen gemeinnützigen Hotel- und Seminarbetrieb handelt. Denn auch das gemeinnützige Unternehmen funktioniert nach betriebswirtschaftlichen Regeln und sollte eine hohe Dienstleistungsqualität aufweisen. So fühlen sich die Gäste wohl und empfehlen den Betrieb weiter.

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In diesem Projekt fanden wir einen Betrieb vor, in dem die Qualität der Küchen- und Serviceleistungen nicht gesichert war, sodass große Qualitätsschwankungen entstanden. Die Gründe hierfür waren vielschichtig: So gab es zum Beispiel keine Absprachen zwischen Küche und Service, außerdem wurden die Dienste oft umgeworfen. Die nicht funktionierende Dienstplanung hatte nicht nur negative Auswirkungen auf den Betrieb, sie sorgte auch dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter große Mengen von Resturlaub und Überstunden aufbauten und unzufrieden wurden – denn eine verlässliche Freizeitplanung ist unter solchen Bedingungen nicht möglich. Diese Unzufriedenheit zeigte sich zum Beispiel im hohen Krankenstand im Unternehmen.

Auch in der Organisation gab es einige Missstände: So wurde zum Beispiel die bereits vorhandene Hotelsoftware inklusive der damit verbundenen Informationen nicht genutzt und das hauseigene Bistro wurde nicht rentabel geführt. In der Küche fand keine zeitnahe Produktion statt, sodass die Speisen teilweise sehr lange Standzeiten hatten – was sich wiederum negativ auf die Qualität des Essens auswirkte. Kurz: Es gab viel zu tun!

Die Aufgaben im Detail

Unser Kunde brauchte Unterstützung, bei der Neuorganisation des gesamten Gastronomiebereiches, um die Qualitäten zu sichern und vor allem weiter zu entwickeln. In einer ersten Phase haben wir die Prozesse im Unternehmen analysiert und ein individuelles Maßnahmenpaket geschnürt:

  • Einführung der Position der Gastronomieleitung, die den Bereichen Küche, Restaurant und Bistro überstellt wird.
  • Definition der erforderlichen Standards, die die Qualität nachhaltig verbessern.
  • Neuorganisation der einzelnen Bereiche, um einen reibungslosen Betriebsablauf sicher zu stellen.
  • Einführung eine optimierten Personalplanung sowie umsetzen von Personalentwicklungsmaßnahmen.
  • Weiterentwicklung des gesamten Gastronomie-Teams im Hinblick auf ein erweitertes Leistungsspektrum durch Sonderaktionen und Festlichkeiten.

Unser Kunde entschied sich, in einem Interimsmanagement die Funktion der Gastronomieleitung an res frumentaria zu übertragen. Er wollte so unser Fachwissen und unsere Erfahrungen in der Steuerung von schwierigen Veränderungsprozessen nutzen.

Unsere Lösungen

Gemeinsam mit dem 30-köpfigen Küchen- und Service-Team sind wir auf einen Weg der Veränderungen gegangen: Wir haben zum Beispiel in unserer Funktion als Gastronomieleitung die Führungskräfte in Küche und Service so gecoacht, dass sie Personalgespräche führen konnten. Und um die Qualität der Speisen zu verbessern, haben wir die Speisekarte gemeinsam mit den Köchinnen und Köchen neu erarbeitet, kalkuliert und umgesetzt.

Während der gesamten Umstrukturierung wurden die Mitarbeiter in die Planung der Arbeitsprozesse eingebunden – mit der Folge, dass sie selbst anfingen, Verbesserungsvorschläge zu machen und umzusetzen.

Unsere Leistungen im Überblick

Um in diesem Betrieb einen Neuanfang zu starten, haben wir eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen umgesetzt:

  • Planung des Urlaubs zu Beginn des Jahres für das gesamte Jahr
  • Etablierung von regelmäßigen Tagesbesprechungen mit Service und Küche
  • Anwendung der vorhandenen Hotelsoftware als Arbeits- und Führungsinstrument
  • Festlegung von Qualitätsstandards
  • Erstellung und Kalkulation einer Speisekarte, die im 5-Wochen-Rhythmus wiederkehrt
  • Definition des Frühstücks- und Abendangebotes
  • Erstellung von Dessert- und Salatplänen, um kurz aufeinander folgende Wiederholungen zu vermeiden
  • Training des Tisch- und Tellerservices im laufenden Betrieb, um eine höhere Professionalität zu erreichen
  • Erarbeitung von Zeit- und Arbeitsplänen zur Durchführung einer strukturierten und gesicherten Veranstaltungsplanung
  • Neuorganisation der Kochprozesse in kleinere Chargen, damit nicht alles zeitgleich produziert wird
  • Optimierung der Kommunikation zwischen den Schnittstellen im Haus

Außerdem wurden noch etwa 250 Krank- und Resturlaubstage abgebaut, ohne dass Personal aufgestockt wurde.

Die Umsetzung

Während des Interimsmanagements haben wir gemeinsam mit dem Team zahlreiche Feuerproben bestanden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Durch die klare Arbeitseinteilung, eine konsequente Führung, die steigende Motivation und die fachliche Weiterentwicklung des Personals konnten wir mit den vorhandenen Kräften die Produktivität und die Dienstleistung für unsere Kunden spürbar steigern. Und auch der angeschlossene Barbetrieb wird nun so geführt, dass er nun zu einer sehr lukrativen Einnahmequelle geworden ist – denn wir hatten im Vorfeld eine Umfeldanalyse durchgeführt und das Angebot regional und auf die Bedürfnisse der Hausgäste abgestimmt.

Darüber hinaus entstand ein Change-Prozess im gesamten Betrieb, denn das neue Vorgehen in der Gastronomie hat sich auch auf andere Bereiche des Hauses positiv ausgewirkt: Mit unserer Art der Führung, der zunehmenden Verbindlichkeit und der reduzierten Fehlerquoten waren die anderen Abteilungen des Hauses unter Zugzwang und mussten sich an die hohe Verbindlichkeit im Gastronomiebereich anpassen – ein Nebeneffekt, von dem der gesamte Betrieb bis heute profitiert.

Sportgerechte Ernährung – ein zertifiziertes Ernährungskonzept entsteht

Die Herausforderung

SportCentrumLeistungsorientiert trainierende Sportler sind hohen Belastungen ausgesetzt – um so wichtiger ist eine gezielte Ernährung mit der richtigen Zusammensetzung an Kohlenhydraten, Eiweißen, Fetten, Mineralstoffen und Vitaminen. Um den Gästen des SportCentrums Kamen-Kaiserau ein entsprechendes Speisenangebot bereitstellen zu können, sollte das von res frumentaria in Zusammenarbeit mit der Hochschule Fulda entwickelte Sporternährungskonzept hier umgesetzt werden.

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Das SportCentrum hat im Restaurant 60 Plätze, in den Seminar- und Tagungsräumen können bis zu 76 Personen verköstigt werden. Das angeschlossene Sporthotel hat noch einmal 96 Betten. Ziel des Projektes war es, die Lehrgangsgruppen, die Internatsschülerinnen und auch die Tagungsgäste mit ihren hohen Ansprüchen an eine schmackhafte und sportgerechte Ernährung perfekt verpflegen zu können.

Die Aufgabe im Detail

Bei unserem langjährigen Kunden hatten wir mit den verschiedenen Beratungsphasen im gastronomischen Bereich in den vergangenen Jahren bereits beste Voraussetzungen für die Konzepteinführung geschaffen: optimierte Prozessabläufe in Küche und Service mit Blick auf Qualität und Wirtschaftlichkeit sowie operatives Coaching der Fach- und Führungskräfte.

In der Einführungsphase der „Fitnessline“ – so wurde das Sporternährungskonzept “getauft“ – gab es reichlich zu tun:

  • Die Speisenkarte wurde im Hinblick auf die Kategorisierung der Speisen überarbeitet.
  • Mehr als 600 Rezepturen wurden entwickelt und zur Probe gekocht.
  • Der Nährwertgehalt sämtlicher Speisen wurde errechnet.
  • Die kohlenhydrathaltigen Speisen wurden hinsichtlich ihrer Verfügbarkeit kategorisiert (glykämischer Index).
  • Nährwert-, vitamin- und mineralstoffschonende Garmethoden kamen zur Anwendung.
  • Die Produktion wurde auf den Einsatz von hochwertigen Ölen (hauptsächlich Raps- und Olivenöl) umgestellt.

Zusammengefasst bedeutet das: In diesem Konzept werden die hohen Ansprüche der Sportler an die Ernährung berücksichtigt, so dass ihnen täglich hochwertige Energie- und Muskelaufbauquellen zur Verfügung stehen.

Unsere Lösungen

portCentrum NährwerttabelleDie Nahrungsmittel und Speisen der „Fitnessline“ werden an einem Buffet einfach und übersichtlich präsentiert und mithilfe von speziellen Farbkreisen visualisiert. Die Sportler können ihre Mahlzeiten individuell aus verschiedenen Komponenten zusammenstellen und wissen dank der Farbkreise genau, wie sie mithilfe eines vorteilhaften Mengenverhältnisses von Kohlenhydraten und Eiweißen jede Trainingseinheit optimal unterstützen können.

Unsere Leistungen im Überblick

Um die Konzepteinführung zu begleiten, haben wir für unseren Kunden verschiedene Aufgaben erledigt:

  • Vermittlung der Grundlagen des Sporternährungskonzeptes an das gesamte Küchen- und Serviceteam,
  • Unterstützung bei der Einführung des Sporternährungskonzeptes „Fitnessline“,
  • Erstellung eines Flyer-Textes für die Gäste des SportCentrums,
  • Durchführung von Trainings zum Thema bei den Verbandssportlehrern des Hauses,
  • Durchführung von Ernährungs-Trainings für die Schülerinnen des Mädcheninternats,
  • Vorbereitung auf die Zertifizierung und Begleiten des Prozesses,
  • Operatives Coaching des Küchen- und Serviceteams während der Umsetzung.

Die Umsetzung

Logo LeichtathletikverbandMit der Umsetzung des Konzeptes hat die „Fitnessline“ in die Lehrpläne der Verbandssportlehrer Einzug erhalten. Somit wird das Bewusstsein für die optimale Ernährung im Sport weiter entwickelt und kann vor Ort direkt angewendet werden.

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